Revisar e aprovar contratos geralmente envolve trabalho administrativo complexo. A troca de documentos entre as partes pode consumir muito tempo e muitas vezes cria atrasos. Quando os contratos são aprovados, os arquivos precisam ser armazenados em um repositório para facilitar a recuperação.
A Laserfiche, especialista em gerenciamento de conteúdo corporativo(ECM), acredita que esses desafios podem ser resolvidos por meio da automação.
"Um sistema automatizado de gerenciamento digital de contratosreduz a carga administrativa sobre os funcionários e permite que profissionais jurídicos, financeiros, de vendas e outros profissionais façam um melhor uso de seus conhecimentos", observou um estudo publicado pela Laserfiche. “A tecnologia por trás da automação transforma documentos passivos em direcionadores ativos do processo de contrato, aumentando a produtividade sem exigir pessoal adicional.”
O relatório, intitulado “O Guia para Automatização de Revisão e Aprovação de Contratos”, observou que o gerenciamento de contratos depende de processos orientados por documentos que, em um ambiente baseado em papel, podem ser trabalhosos e ineficientes ”.
Um empréstimo bancário, por exemplo, exige que um ou mais funcionários preparem e imprimam cópias do contrato de empréstimo e os submetam a várias partes para revisão, revisões e assinaturas. Um software ECM pode reduzir o tempo necessário para concluir essas tarefas.
Então, como a revisão e a aprovação do contrato de automação funcionam? Aqui está uma olhada nos cinco estágios do gerenciamento de contratos que podem ser simplificados:
1. Solicitações de contato
De acordo com uma Pesquisa de Gestão de Contratos de Integridade Empresarial de 2013 , 48% dos entrevistados trabalham para organizações que ainda dependem de telefone e email para solicitar contratos.
A Laserfiche disse que isso imediatamente coloca os funcionários em desvantagem, já que eles precisam gastar tempo transferindo dados manualmente. Com um ECM implementado, funcionários e organizações podem facilitar solicitações por meio de formulários eletrônicos. Quando arquivado, o sistema encaminha a solicitação para o funcionário apropriado para iniciar o processo.
Desta forma, a necessidade de ligar, enviar um email ou documentos em papel são eliminados. Isso também facilita que o funcionário que recebeu a solicitação prepare as informações ou o contrato necessário, pois todos os documentos da empresa são digitalizados e podem ser facilmente recuperados de um repositório.
“Os sistemas ECM mais avançados incentivarão os funcionários a rotear e editar contratos por meio de um cliente da web ou dispositivo móvel , dando-lhes acesso a contratos; qualquer hora qualquer lugar.
2. Assinaturas eletrônicas
Como o contrato exige assinaturas , muitas vezes é o motivo dos atrasos. Encaminhar documentos em papel manuais para assinar por várias partes, muitas vezes envolvendo alguém também de fora da organização é um processo tedioso.
Em um ambiente de ECM, quando um contrato está pronto para assinaturas, seu campo de metadados é atualizado para "requer uma assinatura". Essa ação aciona o contrato para ser enviado automaticamente às partes apropriadas para assinaturas.
“Uma vez que todas as partes assinam eletronicamente o contrato e o enviam de volta para a organização, o status do contrato é alterado para refletir seu progresso (geralmente“ aprovado ”ou“ finalizado ”) e automaticamente movido para a pasta correta no repositório.
Isso reduz drasticamente o para frente e para trás de documentos entre as partes. Ele também possui uma segurança incorporada porque os contratos podem ser salvos como documentos PDF que podem ser “assinados”, mas não editados.
3. Renovação e emenda de contratos
Os contratos têm datas de vencimento ou podem ser alterados. Dentro de um ambiente ECM , as datas de renovação são incorporadas nos metadados dos documentos, permitindo que o sistema verifique o repositório automaticamente.
Isso libera os funcionários de monitorar documentos individuais manualmente, para que eles estejam mais conscientes das expirações dos contratos e de outras estipulações que precisam de atenção.
3. Manutenção de Registros
Por quanto tempo um contrato deve ser mantido nos arquivos da empresa e quando a empresa deve descartar arquivos que não são mais necessários? Estes são determinados pelas regulamentações do setor e pelas práticas do setor para contratos específicos e a conformidade é rigorosamente imposta.
Um sistema ECM pode gerenciar todo o ciclo de vida de um documento ou contrato de tal forma que a disposição ou retenção de documentos no arquivo da empresa esteja de acordo com os regulamentos.
Ele também libera o tempo dos funcionários para monitorar esses arquivos manualmente, tornando-o mais eficiente e simplificado. A Laserfiche acredita que, em vez de contratar mais funcionários ou aumentar as tarefas administrativas para recuperar o controle dos contratos, as organizações podem automatizar e padronizar o processo de contrato.
“Contratos são onde você registra suas promessas. Ao gerenciar sua formação e execução, você evita crises - e garante que cumpra essas promessas ”, afirma um estudo da PricewaterhouseCoopers, intitulado Gerenciamento de contratos: controle de valor e minimização de riscos”.